הקשר בין הדרכות עובדים ל-ISO 9001
הנחת היסוד שעומדת בבסיס מאמר זה ובבסיס חשיבותם של קיום הדרכות הינה שעובדים אשר מקבלים כלים נוספים יותר שמחים, יותר פרודוקטיביים ויותר חשים תחושת שייכות לארגון.
חשיבותם של הדרכות עובדים בארגון:
על מנת להוביל בשוק העסקים התחרותי בכל תחום, קיימת חשיבות רבה למתן תשומת לב לפרטים, ולו אלו הנראים הקטנים ביותר.
אין זה סוד כי בכדי לשמור על המכונה משומנת היטב ומתפקדת על הצד הטוב ביותר יש להקפיד על איכותם של כלל חלקיה ובעיקר במקרה של ארגון עסקי על כלל עובדי החברה, לרבות עובדים זוטרים ועובדים בכירים. הדרכות שונות יכולות להקנות כלים מגוונים לעובדים שלכם על מנת להשיג את המטרות שלהם ולקדם את הארגון.
לכל עובד בכל ארגון יש תפקיד, שעליו לבצע למען התפקוד השוטף של הארגון. כדי שהתפקיד יבוצע באופן אופטימלי, העובד זקוק לכלים הנחוצים לו לשם תפקידו הספציפי.
תחום הדרכה בארגון מתוכנן ומבוקר באופן שניתן יהיה לבחון ולזהות את התאמת כשירות העובדים לביצוע תהליכי עבודתם.
הקשר בין הדרכות עובדים לתקן ISO 9001:
כחלק בלתי נפרד מדגשי וסעיפי תקן ISO 9001 עוסק בתחום ההדרכות, תפועלן, תיעודן וחשיבותן. מנהל תחום ההדרכה יתכנן תכנית הדרכת עובדים בארגון עפ"י תקן ISO 9001. התכנית תכלול הדרכות רלוונטיות לקידום הכשירות ומיומנות העובדים.
לכל הדרכה מתוכננת יוגדרו מטרות. השגת מטרות ההדרכה כגון, צמצום תאונות עבודה, יעידו על איכות ההדרכה והאפקטיביות שלה. המערכת תזמן משתתפים, תתזכר, תתריע על מועד ביצוע ההדרכה ותרכז את הנתונים לסקר הנהלה.
מעוניינים לדעת מדוע סקר הנהלה חשוב לארגון?
מהם היתרונות לביצוע הדרכת עובדים בארגון?
המהות של הדרכת עובדים בארגון היא לאפשר לעובדים בארגון לקבל את כל הכלים הנחוצים להם כדי לבצע את התפקיד שלהם בארגון באופן מיטבי. מטרה נוספת של הדרכת עובדים הינה ליצור אחידות מסוימת בין העובדים. הדרכת עובדים בארגון היא בעלת חשיבות גבוהה מאוד, וככל שהארגון גדול יותר – כך היא גבוהה יותר. זאת, משום שהן מקנות לעובדים שעוברים הדרכות אלו, לא רק את הכלים הפרקטיים לביצוע התפקיד שלהם, אלא גם את הביטחון הנחוץ להם לתפקוד יעיל. הדבר נכון וחשוב לעובדים שבאים במגע עם לקוחות, עם ספקים, עם עובדים אחרים או כל אדם אחר, שקשור בדרכים אלו ואחרות להצלחה של הארגון.
כאמור, ההדרכות נותנות לעובדים ביטחון רב וזהו ערך מוסף בפני עצמו, אבל הוא לא היחיד. ערך מוסף חשוב לא פחות של הדרכות אלו הוא הגיבוש שנוצר בין המשתתפים בהדרכה. התוצאה של גיבוש היא חוויות משותפות במהלך ההדרכה, למידה משותפת, הפסקות משותפות וזמן הפנאי המשותף. כך כל עובד יכול להכיר טוב יותר את הקולגות שלו וכתוצאה מכך נוצרת עבודת צוות טובה יותר בין העובדים. כל זאת, בזמן שהם נפגשו במטרה להעשיר את ארגז הכלים המקצועי שלהם.
אז כיצד מתבצעת הדרכת עובדים?
הדרכות העובדים בארגונים יכולות להתקיים בדרכים שונות. לעתים, מדובר על הדרכות ממוחשבות ולעתים בצורת סדנאות של מפגש אחד או מפגשים ספורים. כמו כן, ההדרכות יכולות להיות פנימיות ולהתנהל על ידי צוות מדריכים של הארגון עצמו והן יכולות להיות חיצוניות ולהתנהל על ידי מדריכים חיצוניים. הן להדרכות הפנימיות והן להדרכות החיצוניות יש יתרונות והן ייקבעו בהתאם לצרכי הארגון.
כל ארגון יכול להרוויח מקיום הדרכות לעובדים!
ראשית, ביצוע הדרכות לעובדים מקנה את הכלים הנחוצים לעובדים באופן מרוכז ומובנה ולא פחות חשוב מכך – מבוקר. כמו כן, הרי כל ארגון מצפה מעובדיו לבצע את עבודתם באופן יעיל ופרודוקטיבי ולתרום ככל שניתן להצלחת הארגון. ניתן להשיג הצלחה זו באמצעות הקניית כלים שונים והעשרת העובדים, דברים אשר ניתנים באופן מקצועי על ידי מדריכים בעלי יכולות הדרכה טובות ובעלי כלים מעשיים, אותם יוכלו לתת למודרכים שלהם בתוך זמן קצר באמצעות מתודות הדרכה מתאימות.
מהם המשאבים הנדרשים?
על מנת להבטיח הצלחה של הדרכה בארגונים, יש לתכנן את המשאבים הדרושים לכך מראש:
מדובר על משאבים, כגון:
- חלל מתאים לקיום ההדרכה
- העלאת המוטיבציה של העובדים לקבלת ההדרכה
- תכנון לו"ז להדרכה בהתאם לשעות העבודה של המודרכים
- בחירת נושא בהתאם לצרכים הארגוניים
- תכנון תקציב מתאים במידה וההדרכה הינה חיצונית או הכשרת המדריכים במידה וההדרכה היא פנימית
הקשר בין הדרכות עובדים למשאבי אנוש בארגון:
בשנים האחרונות הדרכות הפכו להיות אחד מתחומי האחריות החשובים ביותר של מנהל משאבי אנוש. הדרכות מקצועיות הפכו לכלי מרכזי להעלאת הרמה המקצועית והאישית בארגון, הדרך להבטיח שהעובדים מקבלים את מירב הכלים המקצועיים הדרושים להם כדי להצליח.
בשוק העבודה התחרותי, מנהלים יודעים שהם צריכים לשפר את היכולות והביצועים שלהם תמידית, אחרת הם יישחקו. הפתרון הוא לרוב – ביצוע הדרכות. המפתח להצלחה, בכל תחום, הוא השבחת העובדים וזה מתחיל ונגמר בהדרכות.
הדרכות עובדים בישראל:
בארץ התחום רק מתחיל להתפתח, אך יש ארגונים (ברובם) גדולים בהם ישנם עובדים האחראים על ניהול ההדרכה הארגונית, קיים מודל של מנהל מחלקת הדרכות ולעתים אגף הדרכות נמצא בתוך מחלקת משאבי אנוש, כשכלל הפעילות שם נסובה סביב עניין ההדרכות.
תחת אחריותם של המחלקות או האגפים האלה מצטופפים מגוון נושאים ופעילויות, כגון:
- אפיון צרכי הארגון והפקת הדרכות בהתאם
- אפיון הצרכים בכל מחלקה והתאמת הדרכות מקצועיות לכל תחום
- הדרכות ייעודיות לעובדים חדשים והדרכות תקופתיות לצוות הקיים
- קביעת לוחות זמנים להדרכות בתיאום עם הגורמים הרלוונטיים בחברה
- הפקת הדרכות על הצד הלוגיסטי: שריון חדרי הדרכות, הפקת חומרי הדרכה בשיתוף עם המנהלים או הזמנת מדריכים חיצוניים, הזמנת ציוד הנחוץ להדרכה (מקרן, מחשבים וכו')
הנושאים המובילים ביותר בתחום ההדרכות בארגון הם: הדרכות מקצועיות על ידי חברות ומומחים לתחום (חברות הדרכה מקצועיות המספקות מרצים עם מערכי הדרכה מובנים או מערכי הדרכה שהותאמו במיוחד לארגון) וכן הפקת חומרי הדרכה ארגוניים און-ליין (סרטוני הדרכה וחוברות הדרכה), הזמינים בפורטל הארגוני כך שלעובד, חדש או ותיק, תהיה גישה לחומרי הדרכה מקצועיים בכל עת.
לסיכום:
הדרכה מהווה נקודת מפגש אינטרסים בין כלל הגורמים בארגון: ההנהלה מעוניינת להגדיל את הרווחים על ידי הגדלת תפוקה ואיכות, המנהלים מעוניינים להרחיב את הידע המקצועי במחלקה והעובדים מעוניינים לפתח את הכישורים המקצועיים שלהם ולצבור עוד שורה או שתיים בקורות החיים. כך שגם בארגון גדול ומסועף, בו מתקיימים ניגודי אינטרסים באופן שבשגרה, חשיבות ההדרכה ותרומתה לארגון ו/או לעובד היא בגדר קונצנזוס.
ביצוע הדרכות בארגון הן הדרך הראשונה להשבחת עובדים הן ברמה המקצועית והן ברמה הבינאישית. זהו כלי בידי הארגון להעלאת הרמה המקצועית והאישית וכלי בידי העובד להתמקצע ולהתקדם בתפקידו. יש קשר ישיר בין הדרכות מקצועיות לבין איכות העבודה, שביעות הרצון, הביטחון האישי והמקצועי, אפשרויות הקידום והמוטיבציה של העובד להישאר בחברה שמשקיעה בו.